Portal de Gestión Documental
El Reto
Cada documento requería 3 herramientas: Excel (correlativo), Word (contenido) y Drive (almacenamiento) — sin conexión entre ellas. Los usuarios verificaban manualmente que los correlativos no estuvieran duplicados.
Proceso UX
Empatizar
Mapeé el proceso manual: cada usuario desarrolló "trucos personales" (códigos en nombres, colores en Excel) para compensar la falta de sistema. Al estar de vacaciones, nadie encontraba sus documentos.
Definir
Los usuarios no necesitaban un sistema documental. Necesitaban dejar de preocuparse por los documentos para concentrarse en su trabajo real. Correlativo automático + búsqueda omnibox.
Iterar
Validación con usuarios: formulario con validación en tiempo real, generación automática de Word y cero duplicados en correlativos. Tiempo de registro reducido de ~15min a ~2min.
Automatización: archivos que se ordenan solos
Se implementó una automatización de autoorganización de archivos: el PDF escaneado se clasifica, se le asigna el nombre y queda listo para visualizarse en el sistema. Los usuarios ya no necesitan ordenar carpetas ni nombrar cada documento escaneado manualmente.
Pantallas Clave
